有一天,北京某稅務(wù)局電話通知上海a司財務(wù)部協(xié)查兩張由a司2006年9月開具的發(fā)票,要求查明進賬記錄以及收款證明。
a司財務(wù)部接到此通知后立即核查原始資料。經(jīng)查明,兩張發(fā)票中,有一票記錄完整,款項也已收回。而另一張金額為22萬多元的發(fā)票在賬上顯示作廢，在查到原始憑證時,卻只有留底聯(lián),正本發(fā)票已經(jīng)由客戶取走。通過進一步的調(diào)查,發(fā)現(xiàn)無論是財務(wù)資料,還是相關(guān)的當事人,都無法說明產(chǎn)生這種錯誤的具體原因何在。
北京和上海稅務(wù)部門正著手處理該問題,因涉嫌逃稅,輕則處罰,重則追究法律責(zé)任。這一問題的發(fā)生從出現(xiàn)到調(diào)查所反映出來的情況在一定程度上反映了a司在發(fā)票管理上尚存在漏洞,相關(guān)環(huán)節(jié)失控,手續(xù)不全,流程不明,管理不嚴。
目前,貨代市場還不夠規(guī)范,市場競爭又是十分激烈,a司平均每天要有幾百票的業(yè)務(wù)發(fā)生,而客戶的要求又各不相同。因此,必須從完善自身的管理制度人手,通過規(guī)范管理業(yè)務(wù)、財務(wù)及結(jié)算的整個流程來防范風(fēng)險。
為規(guī)范貨代發(fā)票保管、領(lǐng)取、開具、作廢、人賬等行為,各部門、各分公司、辦事處可參照以下規(guī)定結(jié)合自身情況對貨代發(fā)票進行管理:
(1)財務(wù)部貨代發(fā)票由發(fā)票管理員專人保管,并做好收發(fā)存登記工作,確保登記結(jié)果與發(fā)票實際庫存一致。從稅務(wù)局領(lǐng)回發(fā)票后應(yīng)立即人庫登記(時間、起止印刷號);發(fā)票每次領(lǐng)取量應(yīng)根據(jù)開票部門業(yè)務(wù)量由財務(wù)部門核定,領(lǐng)取發(fā)票應(yīng)由相應(yīng)的財務(wù)人員或經(jīng)過批準的專人經(jīng)手,并在登記簿上辦理簽收;發(fā)票管理員應(yīng)定期回收發(fā)票存根聯(lián),在收妥開票員交來的存根聯(lián)并清點無誤后,在發(fā)票登記簿上銷號并記錄時間,同時編號裝訂成冊。
(2)開票員領(lǐng)取發(fā)票后,應(yīng)要善保管。開票員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門的開票通知書來開具發(fā)票,同時審核查看:①發(fā)票的抬頭與實際委托人是否一致,不一致時,要說明原因;②業(yè)務(wù)編號與實際業(yè)務(wù)情況是否相符,如不符,應(yīng)報財務(wù)主管核批;③確認開票幣種符合業(yè)務(wù)種類要求,應(yīng)開外幣發(fā)票的,不能擅自折算成人民幣開票;④沒有對應(yīng)業(yè)務(wù)的,不能開具發(fā)票;⑤如有高開發(fā)票的,應(yīng)在開票`通知書上注明高開部分并經(jīng)財務(wù)主管核批作為以后處理依據(jù);⑥對票面金額超5萬元的,應(yīng)更加嚴格審核。開票員開票蓋章并經(jīng)財務(wù)審核后進行發(fā)票交接簽收。開票員應(yīng)定期將開過票的開票通知書與存根聯(lián)一起整理(編號連續(xù))后,裝訂成冊交至發(fā)票管理員處并銷號。
(3)開票員不得隨意作廢發(fā)票。認為應(yīng)憑開票更正單(以開票通知書代替并寫明作廢原因)以及收回的發(fā)票正本聯(lián)作廢原發(fā)票,同時開具新發(fā)票。如發(fā)票正本聯(lián)遺失,應(yīng)由遺失責(zé)任人和相應(yīng)客戶出具書面材料并蓋章確認保證未收到此發(fā)票同時由部門經(jīng)理核簽意見。開票員憑上述書面材料才能作廢原發(fā)票,并開具新發(fā)票。開票員應(yīng)在作廢的發(fā)票上蓋上作廢章(一式五聯(lián)),并將作廢發(fā)票正本或作廢發(fā)票書面說明交部門財務(wù)入賬。對開票金額超過人民幣5萬元的票據(jù)作廢,必須將作廢發(fā)票情況及時報告財務(wù)主管,并跟蹤至作廢發(fā)票的回籠及人賬。?開票員每星期應(yīng)將開票后的兩聯(lián)記賬聯(lián)整理連號后交部門財務(wù)入賬(作廢的發(fā)票要包括發(fā)票正本或作廢書面證明)。
(4)部門財務(wù)收到開票員交來的記賬聯(lián)后,應(yīng)檢查是否連號(電腦編號連號或印刷號連號),作廢發(fā)票要包括正本聯(lián)或書面說明,然后才能入賬。
貨代發(fā)票管理是財務(wù)管理中一個十分重要的方面,其涉及到業(yè)務(wù)、財務(wù)、結(jié)算的方方面面,需要各個環(huán)節(jié)的人員謹慎對待、慎重處理,共同來進行配合。要求各部門、各分公司、辦事處對此工作充分重視,規(guī)范操作、規(guī)范管理,不斷降低經(jīng)營風(fēng)險。